Има много начини, чрез които даден файл на Excel може да бъде преобразуван във формат PDF и има няколко причини, поради които може да се наложи да извършите конверсия. Едно от най-важните е, че е по-трудно да се отваря и чете програма за електронни таблици на компютри, мобилни телефони и таблети, когато не е в PDF формат.
Друга причина, поради която понякога е необходимо преобразуване, е, че всички файлове на Excel трябва да бъдат прочетени и редактирани от определена програма. Това затруднява споделянето на Excel документ с тези, които нямат необходимия софтуер за отваряне на Excel файл.
Инсталирането на PDF на телефон, таблет или други мобилни устройства за изтегляне на документи на Excel в движение прави лесно отварянето и четенето на файла, без каквато и да е програма за електронни таблици или редактора на електронни таблици.
За да работите с документ на Excel, трябва да имате инсталиран Excel на вашия компютър. Ако сте инсталирали Excel на вашия компютър, можете да конвертирате XLS в PDF или да конвертирате XLSX в PDF.
Правите това по следния начин:
1. Щракнете и отворете менюто Файл> Експортиране.
2. Следващата стъпка е да отворите опцията Създаване на PDF / PS.
3. Изберете PDF (* .pdf). Избирането на тази опция ще ви помогне да създадете XPS файл. (Има още един прост и по-бърз начин за осъществяване на това преобразуване. Можете да промените някои от разширените опции. В Публикувай като PDF или XPS Windows, кликнете върху Опции. или експортиране на всички работни листове и т.н.)
4. Изберете Публикувай. Това ще ви позволи да запазите файла Excel в PDF формат.
Ако използвате Mac компютър, процесът на конвертиране на Excel файл във формат PDF може да се извърши чрез опциите на менюто „Запиши като“:
1. Кликнете или докоснете файла. Изберете Запиши като. Това ще се появи изскачащ прозорец, за да запишете документа на Excel.
2. В непосредствена близост до Формат на файла изберете PDF. Тази опция ще бъде там в долната част на този прозорец. Имате възможност да конвертирате или един работен лист, или да конвертирате цялата работна книга (т.е. можете да конвертирате всички работни листове.
3. Щракнете върху Запиши. Това ще завърши процеса на реализация.
Работен лист на Excel може да се конвертира във формат PDF чрез PDF конвертор. novaPDF е PDF конвертор, който ви помага при създаването и конвертирането на файлове в PDF формат. Това е друг начин, чрез който преобразуването може да се направи, като се следват няколко прости стъпки. За да използвате PDF конвертор:
1. Първо, изтеглете novaPDF. Това е лесно и се поддържа от цялото семейство на Windows.
2. В прозореца на файла щракнете върху Печат.
3. В секцията Print (Печат) изберете novaPDF от списъка с опции.
4. Преди създаването на PDF файла е важно да се коригират настройките на novaPDF. Това може да стане с помощта на връзката Printer Properties (Свойства на принтера).
5. В раздела, озаглавен Настройки, можете да избирате от отпечатване на работни листове.
Плюсове и минуси на използването на Excel
Най-общо казано, няма никакви недостатъци в познаването на всичко, което Excel може да предложи, а фокусирането върху само един вариант може да наруши други умения и решения. Най-доброто е да имате повече опции, тъй като трябва да знаете както краткия, така и дълъг път, както и всички функции, които идват с двете.
Професионалисти- Бърз
- Лесно
- Интуитивен
- Увеличаване на производителността
Против
- Нуждае се от пълна клавиатура
- Разширените функции не са очевидни
- Има някои проблеми с вноса
Също така можете да закупите Библията на Excel 2016 от Amazon и да научите още повече възможности, които са възможни с тази програма на MS Office.
