След последните актуализации на софтуера на някои версии на Microsoft Excel през лятото на 2017 г., Microsoft предостави Track Changes като наследствена функция. За улесняване на използването, можете да го добавите към лентата с инструменти за бърз достъп, за да следите всеки файл. Друга възможност е да добавите лентата на Excel чрез създаването на нова група и да я добавите към тази нова група.
Подобно на Word, Microsoft актуализира програмата си с включването на нова функция за съвместно авторство, за да даде възможност за споделяне на онлайн работна книга и промяна на историята на фона на колеги, колеги, приятели, семейство и т.н. достъп и редактиране заедно след получаване на одобрение.
Да речем, например, че сте помолили някой да коригира или да си сътрудничи по проект на Excel с вас. Това е доста лесен механизъм, тъй като Excel ви позволява да маркирате правописни грешки (и има проверка на правописа), да вмъквате коментари в полето и т.н. по електронен път и относително сходни с тези на документ на Word.
Единственото изключение е да се отбележи, че Excel ще подчертае променените клетки, докато в Word ще наблюдавате промени в думите и изреченията. Има две неща, които трябва да се вземат предвид, преди да започнем.
Ако листът на Excel съдържа таблица, функцията Track Changes отказва да работи в електронна таблица. За да разрешите използването, ще трябва да активирате „ Проследяване на промените “ в работните книги, като първо изберете предварително съществуващата таблица, след това изберете „ Дизайн в раздела “ и след това изберете „ Конвертиране в диапазона“ . други потребители, работните книги ще трябва да се споделят на взаимно достъпно място.
Поради факта, че версиите се различават по отношение на нивото на актуализации, е възможно да не можете да видите тази функция в лентата по подразбиране. Но не се притеснявайте. Просто добавете бутона „ Проследяване на промените “ в менюто с лентата сами, като следвате стъпките по-долу:
- В менюто на лентата, използвайте мишката, за да щракнете с десния бутон на мишката навсякъде и изберете опцията „ Персонализиране на лентата “.
- От диалоговия екран " Персонализиране на лентата ", плъзнете мишката в посока " Избор на команди от " в десния панел: трябва да се покаже " падащо меню / списък ", от което ще трябва да изберете " Всички команди " или “ Команди, които не са в лентата ”.
- От паралелната команда " Персонализиране на лентата " ще влезете в падащо меню. Това само по себе си трябва да бъде настроено на „ Главни раздели “, които вече са в режим по подразбиране (т.е. списъкът за превъртане, намиращ се отдолу, трябва предварително да показва основните раздели). След тази проверка кликнете върху знака +, намиращ се до „ Преглед “ в списъка, продължете да кликвате върху „Нова група“ от списъка. Това ще доведе до добавянето на нова група към раздела „ Преглед “.
- След това, за да преименувате тази новосъздадена група, просто щракнете с десния бутон на мишката върху линията „ Нова група “, променете го на това, което искате да назовете, и се чувствайте свободни дори да добавите икона, ако желаете. За да демонстрираме, ще го променим на „ Проследяване на промените “. (Excel сам по себе си ще добави „ потребителски “ етикет след вашето име, само когато става въпрос за този списък.) Ако кликнете и след това плъзнете „“ XYZ Group ”, можете да го преместите в друга област в списъка за преглед.
- След като сте маркирали Групата за проследяване на промените, продължете да избирате две команди от списъка с команди, който е на лявата страна:
- „ Осветяване на промените “
- „ Приемане / отхвърляне на промените “
За да преместите всяка от командите в групата, трябва да кликнете върху бутона „ Добавяне “.
Ще забележите, че след като New Group вече е на лентата. След това трябва:
- Натиснете командата " Highlight Changes ".
- Ще се появи " Проследяване на промените, докато редактирате ", използвайте мишката, за да щракнете и я проверите. Повторете за „ Маркиране на промените на екрана “.
- За да завършите, кликнете върху „ ОК “.
След завършването на тези задачи, всяка промяна, направена в желаната таблица на Excel, ще бъде проследявана и осветена чрез уникален син индикатор, а в горния ляв ъгъл - малък син триъгълник, който ще се появи в редактираните клетки. По-нататъшно удобство за потребителя, програмата разпределя различен цвят за идентифициране на използването на многопотребителска платформа.
Освен това, ако преместите курсора на мишката върху вече редактирана клетка, получавате достъп до следното:
- Дата
- автор
- Време, когато документът е променен
- Изскачащо резюме на проследените промени, за да прегледате преди да приемете за постоянно извършени ревизии.
Трябва да имате предвид, че само последната промяна ще бъде архивирана и представена в това изскачащо резюме.
Сега, след като всеки потенциален редактор / участник е завършил своята част, можете да преминете към приемане / отхвърляне на предложените промени част от задачата.
- Кликнете върху „ Преглед “ от горната част на менюто „ Лента “ и щракнете върху командата „ Приеми / Отхвърли “.
- След като изскачащото съобщение на Excel се потвърди отново с функцията „ Запазване на работната книга “, кликнете върху „ OK “.
- Excel ще маркира първоначално редактираната клетка и едновременно с това ще покаже заедно с това маркиране диалоговия прозорец "Изберете промени в" Приемане или отхвърляне ".
- Ще бъдете запознат с всички текущи промени, направени в показания списък. От гореспоменатото можете свободно да изберете предпочитаната редактирана версия или да се придържате към оригиналната версия. Вземете каквото имате смисъл за вас. След като сте решили, кликнете върху „ Приеми “, след като изберете от списъка най-добрата версия.
Въпреки това, ако смятате, че нито една от изброените версии не ви харесва, повторете процеса, но заменете, като щракнете върху опцията „ Отхвърли “. След решението, следвайки тази команда, курсорът автоматично ще премине към следващата редактирана клетка за по-нататъшна обработка.
- Ако промяната, която избирате, трябва да пренесе през цялата електронна таблица (например всичките амперсанди се променят в определен формат), след това кликнете върху бутона " Приеми всички ". С тази команда всички избрани редакции се коригират и приемат в този момент.
- Сега може да искате да се върнете към изключване на функцията „ Проследяване на промените “. За да направите това, върнете се в „ Групата за преглед “ и отидете в групата „ Проследяване на промените “. Кликнете върху „ Осветяване на промените “ и просто махнете отметката от предишната отметка с надпис „ Проследяване на промените при редактиране… “
